Un principio básico para la determinación de la base imponible del impuesto sobre las utilidades es que los gastos en los que incurrimos para generar renta, esto, los gastos deducibles, deben cumplir ciertos requisitos.
En una consulta realizada a la Dirección General de Tributación (DGT), en mayo del 2025, un contribuyente preguntó si los viáticos, hoteles y transportes pagados a sus vendedores en el extranjero eran deducibles. Lo más importante: si debían realizar facturas de compra para respaldar tales gastos.
Tal preocupación del contribuyente consultante resulta normal y nos es consultada con bastante regularidad en ICS. Ante ello, me permito revisar aspectos relacionados con este tipo de gastos.
Gastos en viajes en el extranjero
La Ley del Impuesto sobre la Renta permite la deducción de los gastos de representación y otros de naturaleza similar, siempre que estos cumplan con los requisitos establecidos en la propia normativa.
Y no solo para colaboradores y colaboradoras sino también para “dueños, socios, miembros de directorios u otros organismos directivos”. (extracto del artículo 8 inciso m Ley 7092 )
Quiero llamar la atención primero al hecho de que la norma anterior no limita la aplicación de estos gastos solo a funcionarios o empleados, cuestión que desafortunadamente no respetan siempre los cuerpos de fiscalización de la DGT.
De hecho, en un caso que atendimos se rechazaron los gastos incurridos por los dueños de la empresa por un viaje suyo a China.
Esto porque el auditor consideró que no se había probado que era un viaje de trabajo (sospecha basada en que era el dueño con su hijo quienes viajaban). Esto a pesar de la prueba aportada de la asistencia a una feria de proveedores.
Luego, a pesar de esta posición de la fiscalización, es claro que si los dueños o directivos realizan un viaje cuyo objetivo es generar ingresos, el gasto es deducible.
Factura electrónica… ¿fuera de Costa Rica?
Zanjado esto hay otro elemento fundamental sobre estos gastos: deben contar con un documento fehaciente que lo respalde aclarando sí que los requisitos y ritos de los gastos en otros países no son iguales que en Costa Rica. Y es que no en todo lado hay factura electrónica pero en todo lado le dan a uno algún comprobante del gasto.
En este sentido, el oficio MH-DGT-CONS-119-0042-2025 pretexto para estas reflexiones, establece con claridad meridiana lo siguiente: “el consultante podrá considerar como deducibles, para efectos del impuesto sobre la renta, únicamente aquellos gastos que correspondan a viáticos consumidos en el exterior.
“(Pero) siempre que cuente con el documento que respalde el pago del servicio adquirido, debidamente emitido y validado conforme a la normativa del país en que dichos servicios fueron prestados y consumidos”.
Y lo otro, en relación con que si debe el contribuyente que paga estos gastos en el exterior, emitir facturas de compra, recordar que la factura de compra es el mecanismo mediante el cual se genera un documento de respaldo.
Esto por un gasto incurrido y pagado cuando se adquieren bienes o servicios de proveedores que no usan facturación electrónica (como particulares o régimen simplificado) o, en el caso que nos centra, proveedores extranjeros.
Posición de la DGT
Sin embargo, no todos los pagos hechos a extranjeros requieren la emisión de facturas de compra. Si no solo aquellos por concepto de bienes intangibles o servicios consumidos en el territorio costarricense, no así los que consuman fuera del territorio.
En tal sentido la DGT, aclara: “esta Dirección General considera que la situación referida en la consultante no se enmarca dentro del supuesto de aplicación del mecanismo de inversión del sujeto pasivo, que implicaría la emisión de una factura electrónica de compra.
“En el caso en consulta se trata del pago de viáticos que fueron consumidos y cancelados en el extranjero, lo cual difiere de lo previsto en la citada disposición normativa.
“Esta hace referencia a la adquisición de un servicio o bien intangible a un proveedor no domiciliado en el territorio nacional, con destino de consumo dentro del país”
Francisco Villalobos para El Observador