Con la creación de una sociedad mercantil surgen obligaciones legales y formales que deben cumplirse para mantenerla en regla. Este artículo distingue entre las obligaciones que aplican a toda sociedad —incluyendo las sociedades sin actividad comercial o inactivas— y las obligaciones adicionales que surgen cuando la sociedad desarrolla una actividad económica.
Bloque A: obligaciones que aplican a todas las sociedades (activas e inactivas)
Las siguientes obligaciones aplican a cualquier sociedad mercantil constituida en Costa Rica, independientemente de si tiene o no actividad comercial.
I. Obligaciones registrales y corporativas
Actualización de la información registral
Inscribir ante el Registro Nacional cualquier modificación relevante: cambios de representantes legales, domicilio social, capital social, estatutos, nombramientos de junta directiva o apoderados.
Celebración y documentación de asambleas de socios o accionistas
Realizar las asambleas ordinarias y extraordinarias cuando corresponda, levantando las actas respectivas conforme al Código de Comercio. La asamblea ordinaria anual debe celebrarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.
Mantenimiento de libros legales y corporativos
Mantener actualizados y debidamente custodiados los libros societarios exigidos según el tipo de sociedad. Los libros sociales sujetos a legalización son autorizados por el Registro Nacional conforme al Código de Comercio y la normativa registral vigente. Los libros contables no son objeto de legalización por el Registro Nacional.
Registro de correo electrónico para notificaciones
Mantener vigente el correo electrónico oficial inscrito ante el Registro Nacional para recibir notificaciones conforme a la normativa registral vigente.
II. Obligaciones tributarias base
Inscripción ante la Administración Tributaria
Toda sociedad, aun sin actividad económica, debe estar inscrita ante la Dirección General de Tributación (Ministerio de Hacienda) y mantener actualizada su información, incluyendo el correo electrónico para notificaciones.
Pago del Impuesto a las Personas Jurídicas
Aplica a toda sociedad mercantil, con o sin actividad. Debe cancelarse anualmente para mantener la sociedad activa y evitar sanciones o la eventual disolución por incumplimiento prolongado. La tarifa no es única.
Pago del Timbre de Educación y Cultura
Realizar el pago anual de este tributo en los casos y montos que establece la legislación vigente.
Declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF)
Aplica a toda sociedad, con o sin actividad. Presentar ante el Banco Central de Costa Rica la declaración anual de beneficiarios finales, informando la estructura de propiedad y control. Deben presentarse además declaraciones extraordinarias ante cambios en la estructura accionaria.
Conservación de documentación societaria y tributaria
Resguardar los documentos legales, contables y tributarios durante los plazos establecidos por la Ley General de Administración Tributaria —mínimo cinco (5) años—, para efectos de fiscalización y respaldo.
Declaración Informativa de Personas Jurídicas Inactivas (Formulario 272)
Presentar la Declaración Informativa de Personas Jurídicas Inactivas cuando la sociedad no realice actividad económica y no esté inscrita en el impuesto sobre las utilidades. En TRIBU-CR esta declaración se presenta mediante el Formulario 272 (antes D-195), con vencimiento anual al 30 de abril, informando la situación patrimonial de la sociedad (activos, pasivos y capital) al cierre del período anterior. Su omisión puede generar sanciones por incumplimiento de deberes formales.
Bloque B: obligaciones adicionales para sociedades con actividad comercial
Las siguientes obligaciones surgen cuando la sociedad desarrolla una actividad económica activa. Se suman a todas las del Bloque A.
III. Obligaciones tributarias adicionales
Declaración y pago del Impuesto sobre la Renta (ISR)
Presentar la declaración anual del impuesto sobre las utilidades dentro del plazo establecido. El período fiscal ordinario corresponde al año calendario (1.º de enero al 31 de diciembre); la declaración debe presentarse y pagarse a más tardar el 15 de marzo del año siguiente al cierre (para el período 2025, el 16 de marzo de 2026 por caer el 15 en fin de semana). Con la entrada en operación de la plataforma TRIBU-CR (que sustituyó al ATV en octubre de 2025), el antiguo formulario D-101 pasó a identificarse como Formulario 102 (impuesto sobre las utilidades, persona jurídica).
Declaración y pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Las sociedades con actividades gravadas deben presentar declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado y cancelar el impuesto correspondiente, a más tardar el día 15 del mes siguiente. En TRIBU-CR el antiguo formulario D-104 pasó a identificarse como Formulario 150.
Retenciones en la fuente
Efectuar y declarar las retenciones del Impuesto sobre la Renta que correspondan según los pagos realizados: salarios, honorarios, remesas al exterior, entre otros.
Contabilidad formal
Mantener registros contables que reflejen fielmente la situación financiera de la empresa y respalden sus operaciones, en cumplimiento del Código de Comercio y de la normativa tributaria.
IV. Obligaciones laborales y de seguridad social (aplica si tiene empleados)
Inscripción como patrono ante la CCSS y el INS
Toda sociedad que contrate trabajadores debe cumplir con las obligaciones de seguridad social ante la CCSS y mantener vigente la póliza de Riesgos del Trabajo ante el INS, efectuando los pagos correspondientes.
Cumplimiento de la legislación laboral
Respetar los derechos laborales establecidos en el Código de Trabajo: salario mínimo, jornadas, vacaciones, aguinaldo, preaviso, cesantía y demás beneficios legales.
V. Obligaciones operativas y de permisos (según actividad)
Patente municipal y permisos de funcionamiento
Las sociedades que desarrollen actividades comerciales, industriales o de servicios que así lo requieran deberán tramitar y mantener vigente la patente municipal del cantón donde operen, así como los permisos sanitarios, ambientales u otros que exija su actividad.
Nota: esta obligación no aplica a todas las sociedades con actividad; depende de si la actividad específica está sujeta a licenciamiento municipal en razón de su naturaleza y ubicación.
Consecuencias del incumplimiento
- Multas y sanciones administrativas.
- Cierre o suspensión de actividades.
- Imposibilidad de inscribir documentos ante el Registro Nacional.
- Pérdida de la capacidad para contratar con el Estado.
- Eventual responsabilidad personal del representante legal.
- Disolución de la sociedad por incumplimiento reiterado.
Cuadro integral de obligaciones tributarias y de cumplimiento
Resumen de las principales obligaciones aplicables a una sociedad costarricense según su situación. Los formularios reflejan la codificación de la plataforma TRIBU-CR (vigente desde octubre de 2025, en sustitución del ATV). Las fechas son las ordinarias; pueden variar por días inhábiles o períodos especiales.
| Obligación | Periodicidad y vencimiento | Formulario / declaración | Sanción por incumplimiento |
|---|---|---|---|
| Todas las sociedades (activas e inactivas) | |||
| Impuesto a las Personas JurídicasRequisito para mantener la sociedad al día en el Registro | Anual 31 de enero |
Pago en entidades autorizadas (Ley 9428) | Multa e intereses; no emisión de personerías; disolución por 3 períodos de mora |
| Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF)Firma digital del obligado; declaración extraordinaria ante cambio accionario | Anual 30 de abril |
Declaración ante el BCCR (Central Directo) | Multa del 2% de la renta bruta (mín. 3 / máx. 100 salarios base); no inscripción de documentos (art. 84 bis del Código Tributario) |
| Timbre de Educación y CulturaMonto escalonado según capital social | Anual Hasta el 31 de marzo |
Pago asociado al impuesto de PJ | Intereses y recargos |
| Asamblea ordinaria anualConforme al Código de Comercio | Anual Dentro de los 3 meses del cierre del ejercicio |
Acta en libro legal | Vicios societarios; responsabilidad de administradores |
| Libros legales | Permanente | Libros de actas y registro de socios (Registro Nacional) | Multas; objeciones en fiscalización |
| Sociedades inactivas | |||
| Declaración Informativa de Personas Jurídicas InactivasSin actividad económica y no inscritas en utilidades. Informa activos, pasivos y capital al cierre del período anterior | Anual 30 de abril |
Formulario 272 (antes D-195) | Sanción por incumplimiento de deberes formales (art. 83 CNPT) |
| Sociedades con actividad económica | |||
| Impuesto sobre las Utilidades (ISR)Período ordinario: año calendario (1 ene – 31 dic) | Anual 15 de marzo (período 2025: 16 de marzo de 2026) |
Formulario 102 (antes D-101) | Multa por omisión / mora + intereses (arts. 79-80 CNPT) |
| Impuesto al Valor Agregado (IVA)Actividades gravadas / inscritas en IVA. Sin operaciones en el mes, declara en cero | Mensual Día 15 del mes siguiente |
Formulario 150 (antes D-104) | Multa por omisión + intereses |
| Retenciones en la fuenteSalarios, honorarios, remesas al exterior y rentas de capital, según el caso | Mensual Día 15 del mes siguiente |
Declaración de retenciones en TRIBU-CR | Responsabilidad solidaria + multas |
| ContabilidadConservar documentación mínimo 5 años | Permanente | Registros contables | Multas; objeciones en fiscalización |
| Cargas sociales (CCSS / INS)Si tiene empleados. Requiere inscripción previa como patrono | Mensual Fin de mes / según planilla |
Planilla CCSS y póliza de riesgos del trabajo (INS) | Multas, intereses y cobro judicial |
| Patente municipal y permisosSolo si la actividad está sujeta a licenciamiento; depende de naturaleza y ubicación | Según municipalidad Según cantón |
Trámite municipal + permisos sanitarios / ambientales | Clausura y multas municipales |
Este artículo ha sido elaborado por CRITERiaLAW, inteligencia artificial legal-corporativa de ICS Consultores, y ha sido revisado y validado por profesionales del área legal de ICS. Su contenido es de carácter informativo general y no sustituye la asesoría jurídica personalizada. Para consultas específicas: info@ics.cr | +506 2519 9992 | Torre Lexus, San José, Costa Rica.